المـــــــــــدير المـــــــــالي Financial Manager

المتطلبات التنظيمية الخاصة بالوظيفة المالية:

عند تنظيم الوظيفة المالية من المهم اعتبار وإبراز الجوانب الخاصة بالمسؤوليات والعلاقات ومتطلبات الوظيفة.

من أهم مسؤوليات الوظيفة المالية هي الحفاظ على أصول المنظمة ولذا يجب اتباع نظام وأسلوب ” التثبيت والموازنة” checks and balances  بدقة كبيرة حتى يتم التثبت والموازنة في كل مجال من المجالات التي يمكن أن توجد فيها لا مبالاة أو سرقة أو أية خطر من شأنه أن يؤدي إلى خسائر في موارد المنظمة.

أول وانجح أساليب الحفاظ هي التفريق بين مكونات الوظيفة أو وظائفها بطريقة تجعل عدم وجود الرقابة الكاملة والمطلقة لأية عملية حسابية بين أيدي شخص واحد.

 

وفيما يلي نتطرق على التوالي إلى الحسابات: المالية, حسابات التكاليف والمراقبة الداخلية.

• 1. الحسابات المالية: وهي عبارة عن النظام الذي يضم عمليات تجميع وتبويب وتحليل وعرض وتفسير البيانات المالية من أجل معرفة نتائج أعمال المنظمة وتصوير وضعها المالي, وعلاقاتها مع الغير. وتلخص مخرجات هذا النظام من معلومات مالية في قائمة منها: قائمة الدخل / بيان الإيرادات (وتضم نتائج الأعمال) وقائمة المركز المالي ( وهي عبارة عن الميزانية), لتقديمها إلى الجهات المعنية سواء كانت مالكة للمنظمة ومشرفة عليها أم ممولة لها.

 

• 2. حسابات التكاليف: تعد حسابات التكاليف كنظام آخر يضم عمليات تجميع وتسجيل وتبويب وتحليل وعرض بيانات التكاليف بهدف مد المدير بمجموعة من المعلومات التحليلية التفصيلية التي تساعده على التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات.

ويشمل نظام حسابات التكاليف عادة:

  نظام محاسبة التكاليف الفعلية.

  ونظام محاسبة التكاليف المحددة مقدماً (تقديرية أو معيارية).

 وتتكون عناصر محاسبة التكاليف من مجموعة من الدورات المستندية التي ترتبط بالسجلات والدفاتر والبطاقات, ومن مجموعة من الأدلة أهمها دليل وحدات التكلفة (النشاط) ودليل عناصر التكلفة ودليل مراكز التكلفة, ومن مجموعة أسس وقواعد لتحميل التكاليف, وأخيراً من مجموعة قوائم وتقارير للتكاليف التي تعرض المعلومات التكاليفية والتي تعتبر أداة توصيلها للمستفيدين منها. والهدف من محاسبة التكاليف في المنظمة الأهلية التي لا ترمي إلى الربح هو استرداد النفقات ولا تعظيم الأرباح كما هو الشأن بالنسبة للمنظمة التي ترمي إلى الربح.

 

3. المراقبة الداخلية:

في مفهومها الواسع تتضمن المراقبة الداخلية:

• مراقبة إدارية لها أدواتها وأساليبها.

• مراقبة محاسبية لها أدواتها وأساليبها.

• وأخيراً ضبط داخلي له أدواته وأساليبه.

• ومن ثم يتضح أن المراقبة الداخلية مرتبطة بكل النظم الأخرى في المنظمة وتتكامل معها.

• وتهدف المراقبة الداخلية إلى التأكد من أن كل عمليات المنظمة سائرة بما يضمن منع الاختلاسات والمحافظة على أصول المنظمة وذلك من خلال التأكد من دقة البيانات والمعلومات المتوفرة للإدارة والجهات الخارجية حتى نضمن اعتمادها في عملية اتخاذ القرارات.

• ويعتبر جهاز المراجعة الداخلية أحد أجهزة الرقابة الأساسية في المنظمة. ومن ذلك فإن دور المراجعة الداخلية يتعدى دورها التقليدي إلى ما يلي (4):

• الرقابة على الأداء بشكل تفصيلي.

• الرقابة على التصرفات والقرارات وتقييمها وإعداد تقارير عنها للمستويات الإدارية الأعلى. وهذا تدعيماً لفكرة الرقابة الذاتية داخل المنظمة والحد بقدر الإمكان من أجهزة الرقابة الإدارية الداخلية وتدخلاتها.

 

الجزء الثالث: الأنظمة والإجراءات المالية :

تمثل الأنظمة والإجراءات المالية مجموعة من الخطوط التوجيهية للمنظمات لتمكينهم من إعداد بيانات صحيحة وموثوقة مما يعزز الرقابة المالية وتخطيط البرامج. كما تساعد هذه الخطوط التوجيهية على نقل الأرقام من سجلات الحسابات مباشرة إلى مختلف التقارير التي تقدمها المنظمات إلى مموليها. ولتحقيق هذه الأهداف تستخدم دفاتر الحسابات والتقارير الداخلية.

1. دفاتر الحسابات:

• 1.1. دفتر الصندوق : يقسم هذا الدفتر إلى جزأين أحدهما للمقبوضات والآخر للمدفوعات إلا أنه من الأفضل أن يكون هناك دفتران منفصلان أحدهما للمقبوضات والآخر للمدفوعات على أن يجري مسكهما وتوقيف رصيد الصندوق على أساس يومي وفي حال وجود أكثر من حساب بنكي للجمعية ينبغي مسك دفتر صندوق لكل حساب على أن يقع جمع كافة الدفاتر وتوقيفها في نهاية كل شهر.

أ. المقبوضات النقدية:

دفتر المقبوضات النقدية هو عبارة عن جدول يتضمن أعمدة بالعناوين التالية: التاريخ, البيان, المرجع, المبلغ, الجهات الممولة وتتفرع إلى جهات ممولة خارجية وجهات ممولة داخلية / محلية وتنقسم كل منهما إلى عدد من الممولين. ويوضع رمز الممول والمبلغ المالي لكل جهة أثناء تسجيل أية عملية.

ويمكن زيادة عدد أعمدة التحليل المبينة بالجدول حسب الاقتضاء وترحل البنود إلى دفتر الأستاذ في نهاية كل شهر ويكون الرقم الاصطلاحي أما رقم إشعار البنك أو رقم إيصال العيادة أو أي رقم آخر يحمله الإيصال.

 

 

مثال 1 :

 تسجيل قيود المنحة المقدمة من طرف ممول خارجي:

مدين Dr: صافي المبلغ المستلم حسب تمويل البنك.

مدين Dr: (مسترد) رسوم بنك.

دائن Cr : التسديدات إن وجدت.

دائن Cr : إجمالي المبلغ المحول من قبل الممول.

مثال 2 :

دخل يستلم مقابل خدمة توفرها المنظمة. يجب أن يحصل كل شخص لقاء أي مبلغ يدفعه مقابل خدمة تلقاها من المنظمة أو من فرع من فروعها إيصال اصلي على أن يحمل هذا الإيصال رقماً متسلسلاً وتبقى منه نسخة في المنظمة أو فرعها. وفي حالة ارتكاب خطأ يؤدي إلى إفساد الإيصال ينبغي أن يشار إلى ذلك على استمارة الإيصال بعبارة ” تالف ” ويحتفظ بها للتدقيق.

وينبغي تسجيل كل المبالغ النقدية التي تستلمها المنظمة إزاء تقديم الخدمة في سجلات يومية أو أسبوعية أو شهرية حسب الممارسة في المنظمة. ويجب تحويلها بأكملها وبصفة منتظمة إلى مقر المنظمة (إذا كانت هذه الإيرادات تأتي من الفروع) ويجب أن تكون مصحوبة بالسجلات واستمارة تحويل نقدي تحمل رقماً متسلسلاً وتلخص سجل الخدمات. وعندما يستلم أمين صندوق المقر المبالغ النقدية عليه أن يصدر إيصالاً ويتعين ضم هذا الإيصال إلى نسخة من سجل الفرع واستمارة التحويل النقدي. كما يتعين على محاسب المقر أن يودع النقود في المصرف فوراً أو في أقرب وقت ممكن وذلك باستخدام دفتر الإيداع. كما ينبغي أن تختم قسيمة الإيداع من البنك ويحتفظ بها لدى أمين الصندوق في المقر. وعندما يتم ختم قسيمة الإيداع من البنك ويحتفظ بها لدى أمين الصندوق في المقر. وعندما يتم ختم قسيمة الإيداع يجري تسجيل الإيراد وتحليله في دفتر المقبوضات النقدية على أساس استمارة التحويل النقدي للفرع.

 

ب. المدفوعات النقدية:

يجري تقييد المبالغ وفقاً لمستند الدفع / طلب الشيك والرقم المتسلسل للشيك ويجري ترحيل كافة المدفوعات الفردية إلى دفتر الأستاذ.

ج. التسوية البنكية:

إن التسوية الشهرية البنكية من الأمور الأساسية وينبغي إجراؤها في الجزء الأول من الشهر. وتكون التسوية البنكية على النحو التالي:

    المبلغ لكل كشف حساب                                         ………………….

    - مخصوم منه الشيكات التي لم تقدم                            ………………….

    - مخصوم البنود الغير واردة في دفتر النقدية                     

     ( مثلاً رسوم البنك - أوامر مستديمة الخ)                      ………………….

     + يضاف إليه إبداعات لم تودع بعد (إبداعات معلقة)           ………………….

                                                                    ————-

     المبلغ لكل دفتر نقدية                                          ………………….

                                                                    ————-

 

 

شيكات معلقة - الشهر

 

            رقم الشيك                          الأوصاف                               المبلغ

                                                                                          .

                                                                                                  .    

                                                                                           .

                                                                                       —–

                                                                     المجموع:

                                                                                        —–

 

وينبغي بعد التسوية إعداد قائمة بالشيكات التي لم تصرف على أن تتضمن القائمة أرقام الشيكات وطبيعتها ومبالغها كي يقع استخدام هذه القائمة في تسوية الشهر المقبل وينبغي التحري عن الشيكات المستحقة والتي لم تقع يقع تقديمها للبنك لمعرفة أسباب ذلك.

 

2.1. دفتر صندوق المصروفات النثرية:

يشبه هذا الدفتر الصندوق المذكور سابقاً وينبغي إعداده يومياً ومسكه على أساس نظام السلفة النقدية وعلى أن تحلل المصاريف وترحل إلى دفتر الأستاذ. ونظام السلفة المستديمة هو نظام للمصروفات النقدية النثرية حيث تبدأ المنظمة أو فروعها في التعامل بمبالغ نقدية زهيدة للمصاريف الضئيلة ونتيجة لهذه النفقات فإن المبالغ تصرف خلال فترة محدودة ولكن قبل أن ينفذ هذا المبلغ ينبغي سحب شيك يؤدي إلى رفع هذا المبلغ النقدي للصندوق إلى المستوى الذي كان عليه من قبل. وينبغي أن يبقى مستوى المصروفات النثرية أقل ما يمكن ولكن في حدود معقولة دائماً. أما المواد ذات الكلفة الكبيرة فينبغي ألا تدفع تكاليفها من صندوق المصروفات النثرية بل بواسطة شيكات.

هذا ويجب أن تؤيد النفقات بمستندات للمصروفات النثرية ويتعين أن تحمل هذه المستندات أرقاماً متسلسلة على أساس شهري وأن تكون موافقة لدفتر صندوق المصروفات النثرية لذلك الشهر.

وكلما يجري سحب شيك لتجديد السلفة النقدية ينبغي توقيف دفتر صندوق المصروفات النثرية وترحيل الرصيد. كما ينبغي إعداد مستند دفع أو طلب شيك قبل كتابة شيك لتسديد مصروفات نثرية.

 

3.1. الرواتب:

يشمل دفتر الرواتب إجمالي  دخل كل موظف وكامل الحصول من تأمين وتأمينات اجتماعية وضرائب ويبرز كل نوع من هذه الخصومات في عمود كما يبرز صافي الدخل وإجمالي الخصومات. وكذلك يتضمن مجموع أي ملخص لكل بند من هذه البنود في أسفل الصفحة كما يجري إعداد مستند دفع / طلب شيك لصافي المبلغ قبل كتابة الشيك. وينبغي ضم كافة الموظفين أو العاملين تحت عناوين خاصة (مشاريع مع ذكر عنوان ونوع كل مشروع عند الاقتضاء, دعم المشاريع والإدارة والخدمات) (5) ويجري  ترحيل المجاميع إلى أعمدة ” المدين” لهذا العناوين.

أما مجاميع الخصومات فينبغي ترحيلها إلى أعمدة الدائن للحسابات الفردية لدفتر الأستاذ (ضريبة دخل, ضمان اجتماعي…. الخ) وعندما يتم فيما بعد دفع خصومات ضريبة الدخل والضمان الاجتماعي إلى السلطات المعنية ينبغي تسجيل (ترحيل) المدفوعات إلى أعمدة المدين لتلك الحسابات في دفتر الأستاذ وذلك بغية توقيف الحسابات.

 

 

---

(4)

 د. أحمد حسين عبد المنعم, برنامج التخطيط والإدارة والمراقبة المالية لمديري جمعيات تنظيم الأسرة وأمناء المال.

 

• (5)

- دعم المشاريع: كأن يكون موظفاً أو عاملاً يشتغل على أكثر من مشروع مباشرة وفي نفس الوقت.

- الإدارة والخدمات: المرتبات القارة والتي ليست لها علاقة مباشرة بمشروع ما أو مجموعة مشاريع.

 

مشاريع: أي راتب يدخل مباشرة ضمن تكلفة مشروع ما يجب أن يحمل على هذا المشروع.